Referat af bestyrelsesmøde i Skari, tirsdag den 26.2.2019 i Stauning
Til stede: hele den nye bestyrelse
-
Opfølgning fra generalforsamlingen
Bestyrelsen konstituerede sig umiddelbart efter generalforsamlingen. Formand: Helga, kasserer: Berit, sekretær: Inger Lise, medlemmer: Peter, Niels, Zenia, Tinna.
Alle medlemmer anmodes om at lave en præsentation af sig selv til vores hjemmeside.
Der blev lavet en procedurefejl i forbindelse med valg af revisor. Bestyrelsen lovede hinanden at være mere skarpe på vedtægter og procedurer ved kommende generalforsamlinger.
-
Regnskab og økonomi.
Revision: Kassereren fremlægger regnskabet for 2019 og bestyrelsen godkender det på det første
bestyrelsesmøde tirsdag den 7. januar 2020
Herefter sendes regnskabet til revisor, som har 14 dage til at gennemgå det. Kasserer og bestyrelse (eller dele af bestyrelsen) mødes herefter med revisor til endelig godkendelse af regnskabet.
Revisor/bestyrelsesmøde tirsdag den 21. januar 2020
Regnskab: Berit gennemgik proceduren for håndtering af bilag: Alle udgifter og indtægter skal skrives på et udgifts/indtægtsbilag (som man kan få af Berit) og vedhæftes dokumentation i form af kvittering, regning, bon eller andet tydeligt. I tilfælde af betaling via Mobilepay, skal der foreligge et eller andet stykke papir der dokumenterer betalingen.
Ved udbetaling af kørselsgodtgørelse til foredragsholdere m.fl., vil vi i fremtiden kun tilbyde statens lave takst (som d.d. er 1,98 kr./km).
Alle udgifter skal godkendes af minimum 2 bestyrelsesmedlemmer.
Inger Lise undersøger muligheden for at få tilskud fra kommunen til vores klubaktiviteter.
-
Kommunikation
Den ansvarlige for en given aktivitet sørger for at den bliver annonceret på vores hjemmeside. (Dette gøres ved at sende en mail til webmaster eller til Inger Lise). Dernæst skal man sørge for at annoncere på Facebook og hvis man skønner det nødvendigt kan Sporti også bruges.
Berit sørger for at der lægges et direkte link på vores Facebook-side til skari.dk.
Berit udsender et nyhedsbrev ved sæsonstart (inden den første aktivitet) og derefter sendes der kun mails ud fra Sporti ved særlige behov.
Vedr. Facebook: Vi er trætte af de mange udefrakommende reklamer og vil bede administrator om at slette de mest uvedkommende, når de dukker op.
-
Kalender
Følgende aktiviteter er fastlagt og vil blive annonceret på hjemmesiden løbende:
6.4.: Stafetten starter i Nymindegab (Berit og Niels)
20.4.: Påsketur på Borris Hede (Niels)
28.4.: træningsstævne i Nymindegab (Lars og Benthe)
4.8.: Høvejstur (Helga)
12.10: Husby Klit tur (Peter)
3.11. Hubertusjagt (Helga)
30.11. Juletur (Peter)
Følgende aktiviteter er i støbeskeen:
Maj?: klubaften hos Tinna – med hest (Tinna og Zenia)
? klubaften med DI (Helga)
Juni? Tur i Skjern Enge (Tinna)
Aktivitetsdag (Helga, Kirsten Vandborg, Tinna, Zenia, Inger Lise, Nina)
Stafetten ???
Næste bestyrelsesmøde: Tirsdag den 28.maj kl. 19-21 hos Tinna Slebsager, Toldhusvej 8, Stauning